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职场生活:8个技巧,教你做一个高效职场达人

2016-8-4 00:17| 发布者: mengzhiyi| 查看: 1851| 评论: 0|来自: 网络

摘要: 初入职场,还是菜鸟的你是不是手忙脚乱?工作已经进入倦怠期,做什么事都效率平平?试试这样:①整理出一个舒适的工作台;②上班2小时内清空自己的邮箱收件箱;③巧用电脑快捷键,在细微处节省时间;④专注工作,懂 ...
    初入职场,还是菜鸟的你是不是手忙脚乱?工作已经进入倦怠期,做什么事都效率平平?试试这样:①整理出一个舒适的工作台;②上班2小时内清空自己的邮箱收件箱;③巧用电脑快捷键,在细微处节省时间;④专注工作,懂得拒绝……9个小技巧,让你的工作更有效。
整洁舒适的工作台

除了以下物品,桌面上的其他东西请收到你的储物柜:

1、笔记本+笔:方便进行会议记录或思路整理;

2、台历:将重要工作任务截止时间标注在上;

3、便利贴:辅助台历做工作任务备忘;

4、收纳盒:可将纸质文件归纳后存档、也可摆放眼镜盒等杂物。

及时清空“收件箱”
高效办公秘籍就是在2小时内清空自己的收件箱。

及时清空收件箱不仅能帮助自己的大脑保持高速运转,也能帮助节省那些需要你回复后才能行动的同事的宝贵时间,这在竞争激烈的行业中非常必要。

为邮件贴上合适的标签,再搜索邮件时,就不必为想不起邮件标题而头疼了。

利用邮件中的日历功能来记录每日工作时间分配,更加直观地掌握自己的时间。

发邮件尽量精简
信件的文字最好限制在3*5英寸的空间范围内,大约是一张照片的大小。这样的空间可以让他们在2到3秒钟的时间迅速浏览全部的内容个,不需要卷动画面。

文件整理上,做个处女座
把有关的文件存放在一起,而不去管他们的格式(对于工作文件尤其应当重视,这样查找起来不容易漏掉);

对于正在编辑的文件,将待做的和已完成的区分来(处理中的、待处理的文件,建议创建快捷方式到桌面,这样可以随时警告自己,要尽快地处理,留给自己一个清洁的桌面);

分类的细化就意味着层级增多。层级越多,浏览的效率就越低,所以整个结构最好控制在三级以内;

越常用的类别,级别就应该越高(意味着可以更快地访问),你可以发送这个目录的快捷方式到桌面。

巧用电脑快捷键
善用电脑上的快捷键能帮助你于细微处节省时间:

最常用:

1、win+D:返回桌面

2、win+M:最小化当前所有窗口

3、Alt+F4:关闭当前程序

4、Ctrl+A/C/V/X/Z:全选/复制/粘贴/剪切/撤销

1、Ctrl+N/L/R/E:新建/左对齐/右对齐/居中对齐

2、Ctrl+B/I/U:加粗/斜体/下划线

3、Ctrl+Enter/S:换页/保存文档

4、按住Alt,纵向选择文档内容

1、清单类:滴答清单、奇妙清单(记录每日待办事项,将大脑清空,有更多精力去思考);

2、项目管理类:Omnifocus(适合有多项目多任务需同时处理的职场人士);

3、实用工具类:坚果云(文件备份同步盘)、PDF Expert,Scanner Pro,这些都是很实用的办公软件,能极大帮助提高效率。

4、思维导图类:Xmind(Windows)、Mindjet(安卓),帮助理清工作思路,对于不知如何下手的复杂工作特别有效,上手简单易学。
  懂得拒绝
在决定你该不该答应对方的要求时,应该先问问自己:“我想要做什么?或是不想要做什么?”一旦有了决定之后,该怎么拒绝呢?

如果是比较熟识的同事、朋友,或是完全不相识的人,最好是直截了当地说:“抱歉,帮不上忙,”或是“现在真的很忙,抽不出时间。”

如果是面对客户或是比较不熟悉的其他部门同事,首先,你要说明无法答应的原因,并表示你的歉意。然后,最重要的是帮助对方找到另一个更好的解决方法。

专注工作本身
要有好的绩效,你的出发点应该是工作本身,而不是绩效评量的名目。当你顺利完成目标、有了具体的成果,自然会有好的评量结果。

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